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統一分銷網—PHILIPS案例分析
作者：佚名 日期：2002-1-16 字體：[大] [中] [小]
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企業管理是一門藝術，不同的管理者、不同的企業會有不同的管理模式和管理方法，那么如何將通用企業管理軟件和企業實際情況相結合，構建符合企業特點的管理信息系統？PHILIPS（中國）投資有限公司光源事業部采用了一種方式，即以通用軟件為基礎，借助二次開發形成外掛模塊，構建PHILIPS分銷商管理信息系統。2000年7月，PHILIPS公司開始與用友軟件公司合作，截止2000年8月31日，對部分分銷商順利完成了系統的安裝、調試、初始化、試運行、數據校驗，9月份開始正式運行。
動因分析
PHILIPS（中國）投資有限公司是荷蘭PHILIPS集團在中國設立的一家大型獨資企業，主要從事照明、電子產品生產和銷售，年營業額數十億元人民幣。
光源事業部及其聯營生產企業及分銷商之間的關系結構圖
PHILIPS光源事業部負責照明產品在中國境內的組織生產和銷售經營,其生產和銷售網絡包括兩個聯營生產企業以及分布全國的約200家照明產品分銷商。在分銷商和聯營生產企業之間，PHILIPS光源事業部扮演的角色是生產和銷售環節之間的紐帶，分銷商采購訂單的匯總和聯營生產企業生產指令的制定均由PHILIPS光源事業部統一完成。
企業管理包括供應鏈在內的企業外延環境的管理，而供應鏈的管理又涉及供應鏈各個環節的定單、庫存、資金以及信息的流轉和分析，以方便企業決策。在PHILIPS光源事業部而言，供應鏈管理重點集中在分銷系統，而分銷系統的管理重點又在于了解分銷商的業務、財務信息，合理組織聯營生產企業的生產和供應，減少各個環節的庫存積壓，加速應收占用資金周轉，以及客觀評價和拓展分銷商網絡。
大型企業為了更有效地組織產品生產和市場供應，往往會影響供應鏈各個環節的合作企業的生產和市場管理方式，將供應鏈各個環節集成管理，以合作聯盟的方式建立廣泛供應鏈關系。例如PHILIPS光源事業部就要求各分銷商建立統一的綜合采購計劃，規范各分銷商的財務、業務信息系統，并且從各個層面考核分銷商的管理水平、經營業績，以保持總公司的經營業績和企業形象。
財務業務一體化
管理信息系統的最基本的用途是信息的收集，而信息收集的意義又在于對財務、業務信息的定量分析，從而為企業的日常管理和科學決策提供依據。因此，管理信息系統的定位應該是一個企業生產和銷售的管理系統，其信息既應當包括生產、銷售、庫存等業務信息，也應當包括采購、應收等財務信息。
企業管理軟件應當是財務與業務一體化的信息管理系統，只有財務、業務信息集成且實時采集，才能有效地進行業務控制和管理分析。PHILIPS光源事業部要實現對各分銷商財務、業務的管理和控制，其信息收集就必須達到財務業務一體化水平。
PHILIPS公司聘請了普華永道（PWC）和REL兩家國際著名咨詢公司，對PHILIPS公司和200多家分銷商進行了調研分析。根據咨詢結果，用友軟件公司制定了分銷系統解決方案。在該方案中，針對PHILIPS公司分銷商的普通業務，各分銷商將統一配置用友V8.12ACCESS版軟件,以保證財務、業務信息的一致性；結合PHILIPS公司特殊的管理需求，用友公司可通過二次開發為各分銷商定制定外掛模塊，并且在通用系統和外掛模塊之間實現無縫連接。
PHILIPS公司的分銷管理系統包括了總賬、應收應付、UFO表等財務系統模塊，又包括了采購管理、庫存管理、存貨核算和銷售管理等購銷存業務系統模塊。通過二次開發，分銷管理系統增加了報表系統作為基礎軟件的外掛模塊，該報表系統主要包括供應鏈管理模塊和應收款管理模塊。
系統評析
PHILIPS分銷商管理信息系統的特點是財務業務協同管理，其重點是供應鏈管理和應收款管理。從PHILIPS分銷商管理信息系統數據流程可以看出，財務系統、購銷存系統以及報表系統三個系統實現了信息的共享和集成，企業實現了財務、業務的協同管理，真正實現了企業管理軟件從核算型到管理型的飛躍。
財務業務協同 業務系統的基本功能是收集企業業務信息，而財務系統則是以貨幣做為計量單位將企業的業務信息轉化為財務信息。PHILIPS財務系統和業務系統高度集成，實現了業務信息到財務信息的自動轉換，解決了手工條件下財務信息的滯后問題，提高了財務信息的正確性，保證了財務業務信息的一致性，節約了人力資源成本。此外，系統內部各模塊之間的財務業務信息共享為業務控制提供了軟件基礎。
從企業管理軟件的應用效果來看，信息的收集和集成是其第一個層面的效用，業務控制、管理分析乃至決策支持的實現是其更高的目標，高層目標的實現必須以信息的及時、準確、詳盡為基礎。財務業務一體化為采用定量分析方法展開企業管理提供了信息基礎，為高層目標的實現提供了前提條件。
供應鏈管理 供應鏈管理是利用管理信息系統提供的財務、業務數據，對采購、銷售和庫存進行管理。
在PHILIPS公司分銷商管理信息系統的數據流程中，采購系統、銷售系統、存貨系統、應收應付系統以及報表系統在企業的銷售和采購之間形成一個閉循環，PHILIPS公司可根據歷史銷售情況和市場情況進行銷售預測，然后利用財務、業務數據管理采購、銷售和庫存，編制采購計劃。采購商品入庫后，PHILIPS公司將根據商品銷售的歷史數據，確定下一個銷售生產周期的銷售預測。
在此循環中，銷售預測和采購計劃是其中的關鍵因素。PHILIPS公司是在收集和分析來自分銷商的銷售渠道數據、歷史銷售記錄、預計銷售額、每種產品預計銷售額等多方面信息的基礎上生成銷售預測。而PHILIPS分銷商的采購計劃是在銷售預測的基礎上，綜合考慮公司的庫存戰略，采用定量分析與定性分析相結合，人工與計算機相結合的方式編制。
銷售預測不僅為采購計劃的編制提供了可靠依據，而且銷售預測是對銷售情況進行比較分析時的可比對象。在PHILIPS供應鏈管理模塊中可以進行月銷售預測誤差分析：對所有的渠道的每月實際銷售額和預測銷售額進行對比，找出差異，并進一步查找形成差異的原因，針對原因采取相應的措施。
應收帳管理 應收賬款在企業流動資產中往往占有很大的份額，應收賬款雖然是企業資產的一部分，但是它具有很大的變現風險和信用風險。為了在加強應收管理的同時，避免對企業的銷售情況造成不利影響，PHILIPS公司分銷商管理信息系統從事前、事中和事后對應收賬款進行全面管理，其中最重要的方式是客戶的信用控制。
所謂信用控制，就是對每一個客戶，PHILIPS分銷商將綜合考慮其銷售歷史數據、銷售預測數據、客戶付款情況、企業銷售策略以及客戶的賒銷期等因素，采用定量分析的方法，為每個客戶制定一個信用額度。在進行銷售業務處理時，在信用額度范圍內才允許賒銷，超出額度必須采用現銷方式。對一些欠款數額大或者期限長的客戶，PHILIPS分銷商需要對其欠款情況進行跟蹤分析，對其超期欠款進行賬齡分析，并查找超期的原因，針對不同原因采取不同的應收款管理措施。PHILIPS公司采用信用控制方式對應收賬款進行事前控制，可從源頭控制應收數量、保證應收質量。
針對爭議款項和拖欠時間過長的款項的存在，PHILIPS公司分銷商管理信息系統提供了有關輔助管理信息，主要包括爭議款項管理和借款管理兩種。爭議款項管理，即針對發票退票和退貨轉采購等情況，PHILIPS公司可以在銷售發票備注處和采購發票列表中選擇不同種爭議原因（如發票錯誤、產品質量問題等），并統計每種爭議的金額。對金額最大，次數最多的爭議需要進一步進行核實，進行跟蹤分析。催款管理，即針對不同的欠款期限給出不同的催款函，協助有關人員進行催款工作。
PHILIPS公司分銷商管理信息系統融合了PHILIPS公司科學管理方法、先進的軟件開發技術和用友多年積累的國內財務操作的理解，在完成有關財務和業務核算功能的基礎上，對企業的日常財務、業務給出了定量分析和定性分析相結合的管理方法，并為企業的高層決策工作提供了輔助信息。PHILIPS公司分銷商管理信息系統將企業管理和信息化建設融為一體，脫離了單一的財務軟件范疇，構建了一個管理型的信息系統。
張瑞君 中國人民大學
趙熙 管連生 北京用友軟件股份有限公司